Iratkezelés. Mi a lényege ennek? Ez egy folyamatszervezés, amely magába foglalja az információk létrehozását, karbantartását, fogadását és selejtezését, függetlenül a formátumtól.

Más szóval egy vállalkozás értékes információinak kezelését jelenti a vállalkozás életciklusa során – a létrehozástól a selejtezésig.

A rekord bármilyen információ lehet, amelyet bizonyítékként tartanak fenn, vagy bármilyen üzleti tranzakcióhoz felhasználnak. Néhány példa a rekordokra: jelentések, költségvetési dokumentumok, vállalati mérlegek, akcióra utaló e-mailek, helyszíni küldetések térképei stb.

Mi a célja az iratkezelésnek?

Az iratkezelés fő célja, hogy az értékes információk könnyen hozzáférhetők legyenek az üzleti követelményekhez, valamint a megfelelőségi auditokhoz. Nagy szervezeteknél lehetetlen minden értékes információt nyomon követni egy egyszerű táblázat segítségével. Stratégiára és megfelelő nyilvántartásra van szükségük ahhoz, hogy mindent megszervezzenek és könnyen elérhetők legyenek.

Az ehhez megírt szabályzattal létrehozhatja az iratok rendszerét, és bármikor biztosíthatja a megőrzést. Használhat szoftvereszközöket, például informatikai dokumentációs szoftvereket az értékes információk rendszerezésére.

Miért fontos az iratkezelés?

Ennek a folyamatnak a része, hogy meghatározásra kerül a dokumentumok megőrzési ideje is. Ezt általában a szabályzat mellékleteként az irattári terv határozza meg. Tulajdonképpen ez egy iratleltárlista, amely tartalmazza az iratok megnevezését és a hozzájuk tartozó megőrzési időket. Sok esetben ezen megőrzési időkhöz nem tartozik jogszabályi meghatározás, hanem a vállalkozás üzleti menetéhez saját keretben történik a meghatározása.

Összefoglalva elmondhatjuk, hogy minden vállalkozás részére nagyon hasznos ha az iratok kezelésének a folyamatai meghatározásra kerülnek.

Ha szükség van további információra vagy hogyan kell egy ilyen  folyamatot felépíteni akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldalakon található linkek egyikén, és mi rövidesen keresni fogjuk!