Mi a dokumentumok életciklusa 2022-ben?

Dokumentumok életciklusa

Minden irat egy életcikluson megy keresztül, a létrehozásuk szakaszától a selejtezésig.

Ezen szakaszok ismerete segít az adatok megfelelő védelmében és rendszerezésében. Minden szakasznak megvan a maga jelentősége az életciklusban, és az egyes szakaszok céljait megfelelően teljesíteni kell az életciklus folytatása érdekében.

Mi a dokumentumok életciklusának öt fázisa?

Az öt fázis a következő:

  1. Létrehozás/Fogadás: Ez egy rekord belső létrehozására vagy külső forrásból történő fogadására vonatkozik. A rekord bármilyen formátumú lehet, beleértve a papíralapú dokumentumokat, digitális űrlapokat, e-maileket, jelentéseket stb.
  2. Használat/Módosítás: A gyakran használt jelentések belső tárolása a gyors visszakeresés érdekében. A többi jelentést a helyszínen kívül biztosítják, és adott esetben felhasználják.
  3. Karbantartás/Védelem: Ez a szakasz azt az időtartamot határozza meg, ameddig a rekordot karban kell tartani és védeni kell. Meg kell győződnie arról, hogy megfelel az adatmegőrzési törvényeknek.
  4. Selejtezés/megsemmisítés: Ha egy irat elérte a célját, két lehetőséggel kell szembenéznie – selejtezés vagy archiválás. Ha teljesen biztos abban, hogy nincs többé szüksége rekordra, biztonságosan megsemmisítheti azt.
  5. Archiválás/Megőrzés: A nem lényeges iratok selejtezését követően azonosítani kell azokat az iratokat, amelyek állandó megőrzési értékkel rendelkeznek, és archiválni kell azokat.

Ha szükség van további információra vagy mikor lehet egy dokumentumot selejtezni akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldalakon található linkek egyikén, és mi rövidesen keresni fogjuk!

Segíthetünk?

Kérjük vegye fel velünk a kapcsolatot a megfelelő oldalunkon és munkatársaink rövidesen visszakeresik Önt!

Amennyiben további kérdése lenne, keressen minket elérhetőségeinken!