Dokumentumok életciklusa

Minden irat egy életcikluson megy keresztül, a létrehozásuk szakaszától a selejtezésig.

Ezen szakaszok ismerete segít az adatok megfelelő védelmében és rendszerezésében. Minden szakasznak megvan a maga jelentősége az életciklusban, és az egyes szakaszok céljait megfelelően teljesíteni kell az életciklus folytatása érdekében.

Mi a dokumentumok életciklusának öt fázisa?

Az öt fázis a következő:

1. Létrehozás/Fogadás: Ez egy rekord belső létrehozására vagy külső forrásból történő fogadására vonatkozik. A rekord bármilyen formátumú lehet, beleértve a papíralapú dokumentumokat, digitális űrlapokat, e-maileket, jelentéseket stb.
2. Használat/Módosítás: A gyakran használt jelentések belső tárolása a gyors visszakeresés érdekében. A többi jelentést a helyszínen kívül biztosítják, és adott esetben felhasználják.
3. Karbantartás/Védelem: Ez a szakasz azt az időtartamot határozza meg, ameddig a rekordot karban kell tartani és védeni kell. Meg kell győződnie arról, hogy megfelel az adatmegőrzési törvényeknek.
4. Selejtezés/megsemmisítés: Ha egy irat elérte a célját, két lehetőséggel kell szembenéznie – selejtezés vagy archiválás. Ha teljesen biztos abban, hogy nincs többé szüksége rekordra, biztonságosan megsemmisítheti azt.
5. Archiválás/Megőrzés: A nem lényeges iratok selejtezését követően azonosítani kell azokat az iratokat, amelyek állandó megőrzési értékkel rendelkeznek, és archiválni kell azokat.

Ha szükség van további információra vagy mennyi lehet a különböző dokumentumok életciklusa és mikor lehet selejtezni akkor, kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldalakon található linkek egyikén, és mi rövidesen keresni fogjuk!