Digitalizálás. Az elektronikus archiválási szolgáltatásunkat azon ügyfeleink számára ajánljuk, akik üzleti tevékenységük során felgyülemlő nagy mennyiségű iratanyagaikat kívánják modern eszközök segítségével hatékonyabban kezelni, és ezeket a feladatokat saját erőforrásból nem tudják megoldani. Az elektronikus archiválást korszerű nagy teljesítményű szkennerekkel végezzük, melyek segítségével a különböző típusú iratok (formanyomtatványok, űrlapok, bizonylatok, vegyes iratok) a megrendelő igényei szerint alakíthatók át elektronikus formátumú dokumentumokká. A visszakereshetőség érdekében a dokumentumokat gondosan meghatározott index adatokkal látjuk el, formanyomtatványok, bizonylatok, illetve űrlapok esetén az adattartalmat a kívánt formátumban rögzítjük.

Digitalizálás folyamata

Tevékenységünket szigorúan szabályozott munkautasítások szerint végezzük, a szkennelés és az adatrögzítés (indexelés) minőségét a munkavégzés során folyamatosan ellenőrizzük. Tevékenységünk során nagy hangsúlyt helyezünk az iratok állagának megőrzésére, az adat- és titokvédelmi előírások betartására.

Amennyiben az elektronikusan archiválandó iratok nem hozhatók el az Ügyfél telephelyéről, akkor cégünk a teljes archiválási környezet helyszínre történő telepítésével biztosítja az archiválási szolgáltatást.

A digitalizálás lépései

Logikus, hogy a beérkező papír alapú dokumentumokat (legyenek azok levelek, számlák, szerződések, jelentések stb.) azonnal digitalizáljuk és a dokumentumkezelő rendszerbe töltjük, mert úgy könnyebb kezelni, időt spórolunk, illetve gyorsabban reagálunk a piaci változásokra.

Mit teszünk akkor, ha hatalmas mennyiségű dokumentumunk van?

Egy ilyen feldolgozási folyamat így zajlik:

1. A dossziékat szortírozzuk prioritás és típus szerint. Ez az előfeldolgozási fázis, amellyel (a szortírozás miatt) felgyorsítjuk a digitalizációt, illetve a sürgős dokumentumokat előre tudjuk venni.
2. A dokumentumokat tömegesen szkenneljük (speciális gépparkkal rendelkezünk, amely egyszerre nagy mennyiségű dokumentumot tud kifogástalan minőségben beolvasni).
3. Elvégezzük a minőségellenőrzést. Megnézzük, hogy minden szkennelt dokumentum éles-e, minden szöveggé alakított szkennelt dokumentum szöveghű-e, minden oldal megvan-e — tehát megtaláljuk az összes lehetséges hibát, ami a digitalizációkor előfordulhat, és ha valamelyik dokumentum hibás, akkor javítjuk.
4. A dokumentumokat indexáljuk és feltöltjük egy dokumentumkezelő rendszerbe vagy a megadott tárhelyre. Tökéletesen címkézett, így gyorsan visszakereshető digitális dokumentumokat kap az ügyfél.

Ezzel a folyamattal hatalmas mennyiségű dokumentumhegyet tudunk digitális és jól rendszerezett dokumentumokká alakítani – Önnek csak annyit kell megoldania, hogy a dokumentumok eljussanak hozzánk.

Elsősorban azért, mert gyorsabb és olcsóbb, mintha Ön házon belül oldaná meg a szkennelést.

1. Megvan az eszközparkunk, így villámgyorsan digitalizálhatjuk a dokumentumokat.
2. Megvan a szaktudásunk, így kiváló minőségű, szakszerűen indexált anyagokat adunk vissza – mindig hibamentesen.
3. Költséghatékonyabb, mintha házon belül szkennelne.

Azért költséghatékonyabb, mert egy dokumentumszkenneléssel foglalkozó cég erre specializálódott – beszerezte az eszközparkot, minden munkafolyamatát erre hegyezte ki, és hatékonyan fel tud dolgozni az ügyfél számára akár kamionnyi dokumentumhegyet. Így költséghatékonyabb a szkennelés, mintha egy (vagy több) kollégát kellene alkalmazni erre a feladatra.

Ha szükség van további információra vagy hogyan kell egy iratkezelési folyamatot felépíteni akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldalakon található linkek egyikén, és mi rövidesen keresni fogjuk!