Hogyan hozzunk létre egy hatékony iratkezelési rendszert 8 lépésben

A vállalkozás dokumentumainak megfelelő kezelésének és tárolásának biztosítása olyan projekt, amely vállalkozása számára az egyik legfontosabb napi feladat lehet.
Létfontosságú annak biztosítása, hogy a megfelelő dokumentumokat a megfelelő ideig őrizze meg és semmisítse meg. és mindezt egy ehhez kellő tudással rendelkező munkavállaló intézze.

A hatékony iratkezeléshez szükségesek olyan közbenső lépések, mint például a külső dokumentum tárolás, amelyek növelhetik a munkafolyamatot, a teljes iratkezelési rendszer fejlesztése és karbantartása jelentős hatással lesz a vállalkozásra.
A megfelelő iratkezelési rendszerrel a cége olyan ütemtervvel rendelkezik, amely nyomon követi és rögzíti az összes nyilvántartást, ami hatékonyabb munkakörnyezetet eredményez.

8 lépés a hatékony iratkezelési programhoz

Több tucat módszer létezik egy hatékony iratkezelési program megvalósítására, és a megvalósítás módja több tényezőtől is függ a szervezet modellje alapján. Figyelembe kell vennie az irodája méretét, a törvényeket és előírásokat, amelyeket a vállalatának be kell tartania, valamint azt, hogy milyen típusú irányítási rendszert kell használnia az adatokkal való kölcsönhatás szempontjából.
Íme az a 8 lépés, amelyekről úgy gondoljuk, hogy a biztonságos és megbízható iratkezelési program alappillérei.

1. lépés: Készítse el az összes dokumentum nyilvántartását

Mielőtt új folyamatot vezetne be, meg kell értenie a projekt hatókörét.
Az összes kezelni kívánt irat teljes leltározásával olyan folyamatokat valósíthat meg, amelyek egybeesnek az üzletével és a csapat adatkezelési igényeivel.

2. lépés: Határozza meg, ki fogja kezelni a folyamatot és a nyilvántartásokat

Miután meghatározta a rekordok kezelésének módját, két dolgot kell meghatároznia:
• Ki fogja irányítani a folyamat egyes lépéseit?
• A folyamat mely lépéseit kell irányítani?
Ennek a két dolognak a világos meghatározásával biztosíthatja, hogy rendszere fenntartható legyen a skálázhatósággal.

3. lépés: Készítsen az iratok részére megőrzési és megsemmisítési ütemtervet

Fontos azonosítani és nyomon követni a különböző megőrzési időket a vállalat összes iratánál.
Az iratmegőrzési program biztosítja a szokásos üzleti tevékenység során kapott vagy keletkezett iratok áttekintését, megőrzését és megsemmisítését. Tartalmazza és segít fenntartani az irányelveket arra vonatkozóan, hogy mennyi ideig kell megőrizni bizonyos nyilvántartásokat, és milyen feltételek mellett kell megsemmisíteni azokat.

Ez a vázolt ütemezés segít kiküszöbölni annak kockázatát, hogy a régebbi dokumentumok jogi problémákat okozzanak, és csökkenti a költségeket és a régi, szükségtelen dokumentumok tárolási igényeit.

4. lépés: Határozza meg az iratok tárolásának és kezelésének legjobb módját

A legtöbb vállalat több különböző rendszert használ nyilvántartásai tárolására és kezelésére, attól függően, hogy milyen típusú üzletet folytatnak, és milyen munkafolyamattal rendelkeznek az irodában.
Egyes cégek előnyben részesítik a dokumentumkezelő rendszert és a felhőalapú tárolási szolgáltatást, így nincs szükség papíralapú fájlok tárolására. Minden dokumentumukat beszkenneljük és indexeljük, így könnyebben kezelhető és megtalálható.
Más cégek előnyben részesítik a papíralapú tárolórendszert egy iratkezelő cégen keresztül, és a biztonságos irattárolást a telephelyen kívül helyezik el a dokumentumokat kezelésére. Ez lehetővé teszi számukra, hogy bármikor hozzáférjenek dokumentumaikhoz, amikor szükségük van rájuk, és továbbra is megőrizhetik a nyomtatott dokumentumokat jogi vagy szabályozási célokra.

5. lépés: Hozzon létre és dokumentáljon megfelelő eljárásokat

Az új iratkezelési terv alapos (teljes?) eljárásának létrehozásával ellenőrizheti, hogy a jövőben megtörténjenek a megfelelő lépések és megoszthatja ezt a tudást a munkahelyen. Ha mindenki követi az iratkezelési szabályzat lépéseit, akkor kiküszöbölhető minden olyan hiba, amely eredménytelenséghez vagy adatvesztéshez vezethet.

6. lépés: Készítsen katasztrófa-helyreállítási tervet 

Balesetek és természeti katasztrófák történnek, ezért gondoskodjon egy katasztrófa/helyreállítási tervről, amely segít elkerülni a problémákat természeti katasztrófa, tűz vagy árvíz esetén.
A szilárd biztonsági mentési terv nyugalmat biztosít Önnek, mert tudja, hogy adatai bármilyen vészhelyzet esetén helyreállíthatók.

7. lépés: Képzés és végrehajtás

A következő lépés az alkalmazottak képzése az új iratkezelési terv bevezetése.
A megfelelő csapat kiválasztásával és a jól meghatározott folyamatok és eljárások biztosításával az iratkezelés sikeres lesz.

8. lépés: A program karbantartása és auditálása

A rendszer bevezetése és az összes képzés elvégzése után kövesse nyomon és dokumentáljon minden olyan problémát vagy hiányosságot, amely a nagyszabású megvalósítás során előfordulhat.
A folyamatok rendszeres frissítése és auditálása biztosítja, hogy a lehető leggyorsabban kijavítsa a problémákat.

Ha szükség van további információra vagy hogyan kell egy iratkezelési folyamatot felépíteni akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldalakon található linkek egyikén, és mi rövidesen keresni fogjuk!