Adatvédelem 2022-ben: Miért fontos ez?

Adatvédelem. A papíralapú dokumentumok védelme

Adatvédelem. Egy nagyon fontos kérdés egy vállalkozás életében. Mivel az adatsértések továbbra is sújtják a szalagcímeket, sok vállalkozás megvizsgálja saját folyamatának gyengeségeit, hogy elkerülje a következő jogsértés áldozatává esik. Rég elmúltak már a “régi szép idők” a rekordmegőrzésben – amikor a papíralapú dokumentumokat használták a legtöbbet, és az adatvédelmet feltételezték, és nem erősen szabályozták.

Az adatvédelmi incidensek számának növekedése a személyes adatokra vonatkozó adatvédelmi irányelvek növekedéséhez vezetett. Míg az új politikák a digitális gazdaság változó igényeire összpontosítanak, és hangsúlyozzák a fogyasztók jogait, fontos megjegyezni, hogy a nyomtatott dokumentumoknak is védelemre van szükségük.

Ez a bejegyzés elmagyarázza, hogy a vállalkozásoknak miért kell megvédeniük papíralapú nyilvántartásaikat, beleértve azt is, hogyan kell ezt megtenni.

Miért kell a vállalkozásoknak megvédeniük a nyomtatott dokumentumokat?

Ha figyelembe vesszük a napi folyamatokban részt vevő információk mennyiségét, beleértve a papírt is, nehéz elképzelni, hogy mi történne, ha egy személyazonosság-tolvaj hozzáférne hozzá.

A személyes adatokat tartalmazó nyomtatott példányok gondatlan megőrzése adatvédelmi incidenst eredményezhet. Számos szervezet váltott át a papírról a digitális dokumentumokra a hatékonyabb papírmentes rendszer érdekében. A nyomtatott példányok figyelmen kívül hagyása azonban sebezhetővé teheti vállalkozását a személyes adatok támadásaival és a súlyos szankciókkal szemben.

Tekintettel az idő múlásával felhalmozódó hatalmas mennyiségű papír- és digitális fájlra, minden szervezet számára hatékony adatkezelési irányelvekre van szükség. A megtartási és megsemmisítési program segít megmenteni a vállalat idejét és hírnevét.

Adatvédelmi törvények és nyomtatott adatok

Az általános adatvédelmi rendelet (GDPR) olyan digitális technológiákkal foglalkozik, amelyeket a korábbi adatvédelmi törvények nem figyelembevétele érdekében. A GDPR azonban nem hagyja figyelmen kívül a papíralapú feljegyzéseket. Minden szervezetnek biztosítania kell, hogy fizikai nyilvántartási eljárásaik ugyanolyan robusztusak legyenek, mint a digitális adattárolás.

Bár a személyes adatok a GDPR középpontjában állnak, nincs végleges lista arról, hogy mi tekinthető vagy nem tekinthető személyes adatnak. Minden az általános adatvédelmi rendelet meghatározásának helyes értelmezésén múlik: “személyesadatok”: azonosított vagy azonosítható természetes személyre (a”érintettre” vonatkozó bármely információ.

A személyes adatokból álló papíralapú nyilvántartások – függetlenül attól, hogy azokat önmagukban vagy más információkkal együtt használják-e – kapcsolódhatnak az egyén személyazonosságához. Ez magában foglalhat bármit egy post-it jegyzettől a telefonszámmal a szerződésig. Ezért a GDPR az offline adatokra is kiterjed.

Ha nem biztos abban, hogy a tárolt adatok személyes adatok-e vagy sem, a legjobb, ha az óvatosság oldalán téved. Ez azt jelenti, hogy biztosítani kell, hogy az adatkezelés a szükséges adatokra korlátozódjon, és csak addig tartsuk meg az adatokat, amíg szükség van rá. Ez azt is jelenti, hogy újra kell gondolni a papír- és adatvédelmi irányelveket.

Dokumentumkezelési terv létrehozása

Minden vállalat rendelkezik olyan fájlokkal, amelyeket meg kell őrizni a jogi megfelelés és a működési igények érdekében, például személyzeti nyilvántartásokkal, ügyfélfájlokkal és szerződésekkel.

Bár ezeknek az információknak a hatékony kezelése bonyolult lehet, a dokumentumkezelési terv megkönnyíti a jogsértések bekövetkezésének megelőzését.

Íme egy gyors összefoglaló a sikeres dokumentumkezelő program létrehozásának néhány alapvető összetevőjéről:

Készletellenőrzés végrehajtása

Azonosítsa azokat a részlegeket, amelyek valószínűleg személyazonosításra alkalmas adatokból álló rekordokat hoznak létre és tárolnak. A biztonságos fizikai dokumentumtárolás és a digitális átalakítás fontossági sorrendbe történő kezelése. Hozzon létre egy titkosított nyilvántartási rendszert, hogy szükség esetén gyorsan megtalálja a rekordokat.

Megőrzési ütemterv kidolgozása

Ha a papírfájlokat nem kezelik rendszeresen, akkor továbbra is felhalmozódnak, és nagyobb kockázatot jelentenek a vállalat számára. Kerülje el ezt egy rekordmegőrzési ütemterv végrehajtásával, hogy figyelemmel kísérje az adatait, és megsemmisítse azokat az életciklus végén. Alkalmazza ezt nem csak a média és a digitális formátumok, hanem a papír is.

Nyomtatott dokumentumok archiválása

Fontos, hogy biztonságosan tárolja az inaktív rekordokat, amelyeket jogi célokra kell megőrizni. Annak érdekében, hogy személyes adatai ne legyenek veszélyben, fontolja meg a szövetségi, állami és helyi információbiztonsági törvényeknek megfelelő nyilvántartás-tároló vállalatokkal való partnerséget.

Rekordok beolvasása

Ugyanannak a fájlnak a több példánya általában olyan probléma, amely elsősorban a nyomtatott bejegyzések kezelését érinti. A probléma megoldásának egyik legjobb módja a papíralapú rekordok beolvasása és a digitális fájlok felhőalapú dokumentumkezelő rendszerben (DMS) való tárolása. A felhőalapú tárolás biztonságos módja az adatok tárolásának, titkosítással a biztonság érdekében.

A dokumentumok biztonságos megsemmisítése

Az adatvédelmi törvények megkövetelik, hogy biztonságosan semmisítse meg a nyilvántartásait. Ezen alapszabályok betartásának igazolására fontolja meg olyan professzionális papírmegsemmisítési szolgáltatások használatát, amelyek megsemmisítési tanúsítványt biztosítanak az adatmegsemmisítés végén.

Munkavállalók képzése

Annak ellenére, hogy vállalata mindent megtesz a megőrzési ütemterv betartására, a személyzet érzékeny információkat tarthat az íróasztalfiókokban. A nyilvántartás-kezelési eljárásoknak magukban kell foglalniuk a folyamatos képzést és kommunikációt annak érdekében, hogy az alkalmazottakat a nyilvántartások biztonságos kezelésére utasítsák, és támogassák az információkezelés szervezeti szintű megközelítését.

Az adatvédelem beépítése a folyamatokba

Megnehezíti a jogosulatlan felhasználók számára a PII-t tartalmazó dokumentumok elérését vagy másolását. A dokumentumtárolási, -megőrzési és aprítási folyamatokat a dokumentumbiztonsági vezérlők szem előtt tartásával felül kell vizsgálni.

A belső házirendek és a külső tárolás értékelése

A rekordmegőrzés és a nyomtatott archívumok folyamatban vannak. Az általános szabályzat részeként negyedévente tekintse át az eljárásokat, hogy megtudja, milyen fejlesztéseket hajthat végre.

Ezek az egyszerű óvintézkedések megakadályozhatják, hogy a jövőben kezelje a személyazonosság-lopás és a csalás következményeit.

A DRM Hungary rendelkezik az adatok biztonságának megőrzéséhez szükséges szakértelemmel. Prioritásként kezelik a védelmi politikák megértését és ügyfeleink változó igényeihez való alkalmazkodást.

Ha szükség van további információra vagy hogyan kell egy iratkezelési folyamatot felépíteni akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldalakon található linkek egyikén, és mi rövidesen keresni fogjuk!

Segíthetünk?

Kérjük vegye fel velünk a kapcsolatot a megfelelő oldalunkon és munkatársaink rövidesen visszakeresik Önt!

Amennyiben további kérdése lenne, keressen minket elérhetőségeinken!

This website uses cookies and asks your personal data to enhance your browsing experience. We are committed to protecting your privacy and ensuring your data is handled in compliance with the General Data Protection Regulation (GDPR).