Adatvédelem. A papíralapú dokumentumok védelme

Adatvédelem. Egy nagyon fontos kérdés egy vállalkozás életében. Mivel az adatsértések továbbra is sújtják a szalagcímeket, sok vállalkozás megvizsgálja saját folyamatának gyengeségeit, hogy elkerülje a következő jogsértés áldozatává esik. Rég elmúltak már a “régi szép idők” a rekordmegőrzésben – amikor a papíralapú dokumentumokat használták a legtöbbet, és az adatvédelmet feltételezték, és nem erősen szabályozták.

Az adatvédelmi incidensek számának növekedése a személyes adatokra vonatkozó adatvédelmi irányelvek növekedéséhez vezetett. Míg az új politikák a digitális gazdaság változó igényeire összpontosítanak, és hangsúlyozzák a fogyasztók jogait, fontos megjegyezni, hogy a nyomtatott dokumentumoknak is védelemre van szükségük.

Ez a bejegyzés elmagyarázza, hogy a vállalkozásoknak miért kell megvédeniük papíralapú nyilvántartásaikat, beleértve azt is, hogyan kell ezt megtenni.

Miért kell a vállalkozásoknak megvédeniük a nyomtatott dokumentumokat?

Ha figyelembe vesszük a napi folyamatokban részt vevő információk mennyiségét, beleértve a papírt is, nehéz elképzelni, hogy mi történne, ha egy személyazonosság-tolvaj hozzáférne hozzá.

A személyes adatokat tartalmazó nyomtatott példányok gondatlan megőrzése adatvédelmi incidenst eredményezhet. Számos szervezet váltott át a papírról a digitális dokumentumokra a hatékonyabb papírmentes rendszer érdekében. A nyomtatott példányok figyelmen kívül hagyása azonban sebezhetővé teheti vállalkozását a személyes adatok támadásaival és a súlyos szankciókkal szemben.

Tekintettel az idő múlásával felhalmozódó hatalmas mennyiségű papír- és digitális fájlra, minden szervezet számára hatékony adatkezelési irányelvekre van szükség. A megtartási és megsemmisítési program segít megmenteni a vállalat idejét és hírnevét.

Adatvédelmi törvények és nyomtatott adatok

Az általános adatvédelmi rendelet (GDPR) olyan digitális technológiákkal foglalkozik, amelyeket a korábbi adatvédelmi törvények nem figyelembevétele érdekében. A GDPR azonban nem hagyja figyelmen kívül a papíralapú feljegyzéseket. Minden szervezetnek biztosítania kell, hogy fizikai nyilvántartási eljárásaik ugyanolyan robusztusak legyenek, mint a digitális adattárolás.

Bár a személyes adatok a GDPR középpontjában állnak, nincs végleges lista arról, hogy mi tekinthető vagy nem tekinthető személyes adatnak. Minden az általános adatvédelmi rendelet meghatározásának helyes értelmezésén múlik: “személyesadatok”: azonosított vagy azonosítható természetes személyre (a”érintettre” vonatkozó bármely információ.

A személyes adatokból álló papíralapú nyilvántartások – függetlenül attól, hogy azokat önmagukban vagy más információkkal együtt használják-e – kapcsolódhatnak az egyén személyazonosságához. Ez magában foglalhat bármit egy post-it jegyzettől a telefonszámmal a szerződésig. Ezért a GDPR az offline adatokra is kiterjed.

Ha nem biztos abban, hogy a tárolt adatok személyes adatok-e vagy sem, a legjobb, ha az óvatosság oldalán téved. Ez azt jelenti, hogy biztosítani kell, hogy az adatkezelés a szükséges adatokra korlátozódjon, és csak addig tartsuk meg az adatokat, amíg szükség van rá. Ez azt is jelenti, hogy újra kell gondolni a papír- és adatvédelmi irányelveket.

Dokumentumkezelési terv létrehozása

Minden vállalat rendelkezik olyan fájlokkal, amelyeket meg kell őrizni a jogi megfelelés és a működési igények érdekében, például személyzeti nyilvántartásokkal, ügyfélfájlokkal és szerződésekkel.

Bár ezeknek az információknak a hatékony kezelése bonyolult lehet, a dokumentumkezelési terv megkönnyíti a jogsértések bekövetkezésének megelőzését.

Íme egy gyors összefoglaló a sikeres dokumentumkezelő program létrehozásának néhány alapvető összetevőjéről:

Készletellenőrzés végrehajtása

Azonosítsa azokat a részlegeket, amelyek valószínűleg személyazonosításra alkalmas adatokból álló rekordokat hoznak létre és tárolnak. A biztonságos fizikai dokumentumtárolás és a digitális átalakítás fontossági sorrendbe történő kezelése. Hozzon létre egy titkosított nyilvántartási rendszert, hogy szükség esetén gyorsan megtalálja a rekordokat.

Megőrzési ütemterv kidolgozása

Ha a papírfájlokat nem kezelik rendszeresen, akkor továbbra is felhalmozódnak, és nagyobb kockázatot jelentenek a vállalat számára. Kerülje el ezt egy rekordmegőrzési ütemterv végrehajtásával, hogy figyelemmel kísérje az adatait, és megsemmisítse azokat az életciklus végén. Alkalmazza ezt nem csak a média és a digitális formátumok, hanem a papír is.

Nyomtatott dokumentumok archiválása

Fontos, hogy biztonságosan tárolja az inaktív rekordokat, amelyeket jogi célokra kell megőrizni. Annak érdekében, hogy személyes adatai ne legyenek veszélyben, fontolja meg a szövetségi, állami és helyi információbiztonsági törvényeknek megfelelő nyilvántartás-tároló vállalatokkal való partnerséget.

Rekordok beolvasása

Ugyanannak a fájlnak a több példánya általában olyan probléma, amely elsősorban a nyomtatott bejegyzések kezelését érinti. A probléma megoldásának egyik legjobb módja a papíralapú rekordok beolvasása és a digitális fájlok felhőalapú dokumentumkezelő rendszerben (DMS) való tárolása. A felhőalapú tárolás biztonságos módja az adatok tárolásának, titkosítással a biztonság érdekében.

A dokumentumok biztonságos megsemmisítése

Az adatvédelmi törvények megkövetelik, hogy biztonságosan semmisítse meg a nyilvántartásait. Ezen alapszabályok betartásának igazolására fontolja meg olyan professzionális papírmegsemmisítési szolgáltatások használatát, amelyek megsemmisítési tanúsítványt biztosítanak az adatmegsemmisítés végén.

Munkavállalók képzése

Annak ellenére, hogy vállalata mindent megtesz a megőrzési ütemterv betartására, a személyzet érzékeny információkat tarthat az íróasztalfiókokban. A nyilvántartás-kezelési eljárásoknak magukban kell foglalniuk a folyamatos képzést és kommunikációt annak érdekében, hogy az alkalmazottakat a nyilvántartások biztonságos kezelésére utasítsák, és támogassák az információkezelés szervezeti szintű megközelítését.

Az adatvédelem beépítése a folyamatokba

Megnehezíti a jogosulatlan felhasználók számára a PII-t tartalmazó dokumentumok elérését vagy másolását. A dokumentumtárolási, -megőrzési és aprítási folyamatokat a dokumentumbiztonsági vezérlők szem előtt tartásával felül kell vizsgálni.

A belső házirendek és a külső tárolás értékelése

A rekordmegőrzés és a nyomtatott archívumok folyamatban vannak. Az általános szabályzat részeként negyedévente tekintse át az eljárásokat, hogy megtudja, milyen fejlesztéseket hajthat végre.

Ezek az egyszerű óvintézkedések megakadályozhatják, hogy a jövőben kezelje a személyazonosság-lopás és a csalás következményeit.

A DRM Hungary rendelkezik az adatok biztonságának megőrzéséhez szükséges szakértelemmel. Prioritásként kezelik a védelmi politikák megértését és ügyfeleink változó igényeihez való alkalmazkodást.

Ha szükség van további információra vagy hogyan kell egy iratkezelési folyamatot felépíteni akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldalakon található linkek egyikén, és mi rövidesen keresni fogjuk!